Il fascicolo del cliente per il consulente multi-materia

Il problema: il fascicolo del cliente sparso in dieci posti

Il consulente che segue venti imprese su materie diverse ha un archivio frammentato per natura. Le email del cliente sono nella casella, gli allegati in una cartella condivisa, le note in un quaderno o in un file di testo, le risposte già date in documenti con nomi poco parlanti. Quando il cliente chiama e chiede "cosa ci eravamo detti sulla privacy dei dipendenti?", la risposta richiede dieci minuti di ricerca.

Il problema cresce con le scadenze. Ogni materia ha le sue: il rinnovo di una nomina, una finestra annuale di registrazione, la revisione periodica di un documento. Se non sono scritte nel posto giusto, si ricordano quando è tardi.

Come Next-OS ti aiuta a tenere il fascicolo del cliente

L'idea è semplice: tutto ciò che riguarda un cliente sta in un solo posto, e la chat lavora su quel contesto. Next-OS non è un gestionale di studio: il fascicolo raccoglie il contenuto del lavoro, cioè quesiti, documenti e risposte, e ti aiuta a organizzare il lavoro per cliente.

Un workspace per cliente, con il suo storico

Crea un'area di lavoro per ciascun cliente o per ciascuna pratica importante. Dentro trovi lo storico dei quesiti, i documenti caricati e le bozze prodotte, separate da quelle degli altri clienti.

Email e documenti nel fascicolo del cliente

Con le integrazioni del piano Professional la chat può leggere e analizzare le email e i file che indichi in Gmail, Google Drive, Outlook o SharePoint. Chiedi una sintesi degli scambi con il cliente nell'ultimo mese o l'elenco delle richieste ancora senza risposta. Così email e scadenze dei clienti stanno nello stesso posto delle risposte.

Azioni su tua indicazione

Su tua richiesta Next-OS scrive e spedisce un messaggio, fissa un appuntamento in calendario, mette in ordine cartelle e file. L'orchestrazione agentica gli consente di portare a termine flussi in più passi, adattandosi a ciò che trova lungo il percorso.

Flussi che si ripetono

Con agenti specializzati per pratica, task automatici e workflow personalizzati puoi impostare i passaggi ricorrenti, come un riepilogo del lunedì su ogni cliente attivo.

Un esempio di fascicolo del cliente: il follow-up dopo una registrazione

Scenario: hai seguito una media impresa nella verifica dell'ambito NIS2 e nella prima registrazione sulla piattaforma dell'Agenzia per la cybersicurezza nazionale. Il cliente ti scrive spesso, in modo disordinato, con domande tecniche e organizzative.

Richieste che puoi fare a Next-OS nel workspace del cliente:

• "Riassumi le email degli ultimi trenta giorni con questo cliente e separa le richieste aperte da quelle chiuse."
• "Crea in calendario un promemoria per la finestra annuale di registrazione e aggiornamento sulla piattaforma ACN."
• "Prepara una risposta alla domanda di ieri sull'aggiornamento dei dati, citando la norma."

Cosa ottieni: una sintesi ordinata degli scambi, un evento in calendario con riferimento all'art. 7, comma 1, del D.Lgs. 4 settembre 2024, n. 138, che fissa la registrazione o l'aggiornamento dal 1° gennaio al 28 febbraio di ogni anno, e una bozza di email da rivedere. Tutto resta nel workspace, pronto per il prossimo contatto.

Cosa verificare nella gestione delle pratiche dei clienti

L'organizzazione automatica funziona se le regole le decidi tu, come con tutti gli strumenti per consulenti. Alcuni accorgimenti:

• Separazione tra clienti. Usa un workspace per cliente e non mescolare documenti di imprese diverse nella stessa conversazione.
• Dati personali. Carica solo ciò che serve all'incarico; per i dati dei dipendenti del cliente valuta se puoi lavorare su versioni ridotte.
• Azioni in uscita. Rileggi sempre email e inviti prima dell'invio: le comunicazioni partono a tuo nome.
• Scadenze. Scrivi nell'evento la norma di riferimento, così chi la legge sa da dove nasce.
• Informativa al cliente. Indica nella lettera di incarico che usi strumenti di AI per organizzare e svolgere il lavoro, come richiede l'art. 13 della legge italiana sull'intelligenza artificiale.

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